DATENSCHUTZERKLÄRUNG.
Datenschutzerklärung für idanaflow.com
1. Verantwortliche Stelle und Ansprechpartner
Die Idana AG, Ellen‑Gottlieb‑Straße 19, 79106 Freiburg i. Br., Deutschland, vertreten durch Dr. Lilian Rettegi und Dr. Lucas Spohn, ist für die Datenverarbeitung auf dieser Website verantwortlich. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 761 6006784‑0 oder per E‑Mail an kontakt@idanaflow.com.
2. Allgemeine Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Beim Besuch unserer Website werden technisch notwendige Daten (z. B. IP‑Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer‑URL, Datum und Uhrzeit des Zugriffs) automatisch erfasst. Diese Daten sind erforderlich, um die Website bereitzustellen und die Systemsicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie werden nach maximal sieben Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
3. Kontaktaufnahme und Vormerkungs‑/Beta‑Test‑Anmeldung
Kontakt per E‑Mail
Wenn Sie uns per E‑Mail kontaktieren (z. B. via info@idanaflow.com oder kontakt@idana.com), verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Nachricht), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. berechtigtes Interesse).
Vormerkungs‑ und Beta‑Test‑Anmeldung
Über das Formular „Jetzt vormerken & Rabatt sichern“ können Sie sich unverbindlich vormerken lassen und zugleich Ihr Interesse am Beta‑Test bekunden. Das Formular erhebt Angaben wie Name, E‑Mail‑Adresse, Telefonnummer, Name der Praxis/Einrichtung und Fachbereich sowie Ihre Auswahl, ob Sie am Beta‑Test teilnehmen und den Newsletter erhalten möchten. Diese Daten benötigen wir, um Ihnen Informationen zum Beta‑Test und zum Release von Idana Flow zukommen zu lassen.
Speicherdauer: Da eine Vormerkung stets mit der Aufnahme in unseren Interessenten‑ und Newsletterverteiler verbunden ist, bewahren wir die Daten bis zum Ende der Release‑Kommunikation auf. Anschließend löschen wir Ihre Daten, sofern Sie dem Newsletter nicht weiter zugestimmt haben oder keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen. Ein Widerruf Ihrer Einwilligung ist jederzeit möglich.
Einsatz von HubSpot
Das Vormerkungsformular wird als HubSpot‑Formular eingebunden. Anbieter ist HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. HubSpot stellt das Formular bereit und speichert Ihre Registrierungsdaten in unserem HubSpot‑CRM. Darüber hinaus wird über den HubSpot‑Tracking‑Code das Nutzungsverhalten auf der Website analysiert. Dabei können Daten wie Website‑Aktivität, IP‑Adressen, Zeitstempel und besuchte Seiten erfasst werden. HubSpot nutzt diese Daten, um seine Produkte und Services zu verbessern. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw. unseres berechtigten Interesses an der effizienten Verwaltung unserer Interessenten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). HubSpot kann Daten in die USA übertragen. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU‑Kommission; zudem haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Standardvertragsklauseln abgeschlossen.
Schutz des Formulars (reCAPTCHA)
Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten Zugriffen nutzen wir Google reCAPTCHA (Anbieter: Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Google verarbeitet u. a. Ihre IP‑Adresse und weitere Daten, um festzustellen, ob eine Eingabe durch einen Menschen erfolgt. Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Es kann zu Übermittlungen an Server der Google LLC in den USA kommen.
4. Verarbeitung von Patienteninformationen in Idana Flow
Die Anwendung Idana Flow ist ein dokumentationsunterstützendes Werkzeug. Audioaufnahmen und generierte Texte werden nur temporär verarbeitet und nach Erstellung des Berichts gelöscht. Es findet keine Weitergabe an Dritte statt, die Daten werden nicht zum Training von KI‑Modellen verwendet, und die Verarbeitung erfolgt in einer BSI‑C5‑zertifizierten Server‑Infrastruktur. Für die Aufzeichnung benötigen Ärztinnen und Ärzte die Einwilligung der Patient:innen. Wenn Sie Idana Flow über unsere Website nutzen, kommt zwischen Ihnen (Arzt/Praxis) und der Idana AG ein Auftragsverarbeitungsvertrag zustande, der die datenschutzrechtlichen Pflichten regelt.
5. Cookies, Tracking und Übersetzungsdienst
Beim ersten Besuch der Website erscheint ein Consent‑Banner. Dort können Sie der Nutzung von Cookies und Drittanbieterdiensten zustimmen oder widersprechen.
Technisch notwendige Cookies: Diese Cookies sind erforderlich, um grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen (z. B. Cookie‑Speicherung, Spam‑Schutz durch reCAPTCHA). Ohne sie kann die Website nicht fehlerfrei bereitgestellt werden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Funktionale/Statistik‑Cookies: Mit Ihrer Einwilligung setzen wir Cookies und ähnliche Technologien ein, um die Nutzung der Website anonym zu analysieren und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit.¯a DSGVO.
Marketing‑Cookies: Diese dienen der interessenbasierten Werbung und werden nur mit Ihrer Einwilligung aktiviert. Laut Hinweis im Impressum setzen wir Drittanbieter‑Tracking‑Technologien zur Verbesserung unserer Dienstleistungen und zur Ausspielung nutzungsbasierter Werbung ein.
Außerdem verwenden wir einen Übersetzungsdienst eines Drittanbieters, um Inhalte der Website in andere Sprachen zu übertragen. Wenn Sie diesen Dienst aktivieren, erhebt der Anbieter Ihre IP‑Adresse und Browserdaten. Alle Cookie‑ und Dienstanbieter werden im Consent‑Manager aufgeführt, wo Sie Ihre Einstellungen jederzeit ändern können.
6. Drittanbieter‑Dienste und Hosting
Die folgenden Dienste unterstützen den Betrieb dieser Website:
Hosting (STRATO): Die Website wird von der STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin, Deutschland, gehostet. Beim Aufruf unserer Seiten speichert Strato in Server‑Log‑Files u. a. Ihre IP‑Adresse und weitere Zugriffsdaten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
WordPress / MyWebsite NOW: Unsere Website basiert auf WordPress mit MyWebsite NOW. Zur Darstellung bestimmter Inhalte werden Ressourcen (z. B. Emoji‑Grafiken) von externen Servern geladen.
HubSpot: HubSpot stellt das Vormerkungsformular bereit und verarbeitet die darin eingegebenen Daten. Außerdem verwendet HubSpot einen Tracking‑Code, der unter anderem IP‑Adressen, Besuchszeitpunkte und besuchte Seiten erfasst, um Nutzungsstatistiken zu erstellen. Daten können an Server in den USA übertragen werden.
Google reCAPTCHA: Zum Schutz unserer Formulare vor Spam und Missbrauch setzen wir reCAPTCHA ein. Dieser Dienst erfasst IP‑Adresse und Nutzungsdaten und kann diese an Google LLC in den USA übermitteln.
Übersetzungsdienst: Ein Drittanbieter übersetzt die Inhalte unserer Website. Wenn Sie diesen Dienst aktivieren, werden Ihre IP‑Adresse und Browserdaten an den Anbieter übermittelt.
Tracking‑ und Marketing‑Dienste: Weitere Dienste können eingesetzt werden, um anonyme Nutzungsstatistiken zu erstellen und nutzungsbasierte Werbung anzuzeigen. Details hierzu finden Sie im Consent‑Manager.
7. Datenübermittlung in Drittländer
Für Google reCAPTCHA, HubSpot und ggf. den Übersetzungsdienst kann eine Datenübermittlung an Server in den USA erfolgen. Die Anbieter sind nach dem EU‑US Data Privacy Framework zertifiziert; zudem haben wir Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 45 DSGVO.
8. Datensicherheit
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten vor Verlust, Zerstörung und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören der Einsatz von TLS‑Verschlüsselung beim Aufruf unserer Website, eine BSI‑C5‑zertifizierte Serverinfrastruktur und die regelmäßige Löschung temporärer Aufzeichnungen. Idana Flow verarbeitet Aufnahmen nur ad hoc und löscht sie nach Erstellung der Berichte.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Ferner können Sie eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben angegebenen Kontaktdaten. Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
10. Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung an aktuelle rechtliche Anforderungen oder technische Änderungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite.
Stand: 1. August 2025